Jak ulepszyć hybrydowe miejsce pracy w 2024 roku?
Model hybrydowy skutecznie łączy spotkania wirtualne z osobistymi. Dzięki możliwości pracy z domu lub zdalnie, pracownicy osiągają lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Automatyczne skrócenie czasu dojazdów do pracy przekłada się na więcej czasu na inne aktywności poza pracą. W modelu hybrydowym firmy mają możliwość zatrudniania talentów z całego świata, co otwiera dostęp do szerszej puli specjalistycznych umiejętności. Może to zapewnić organizacji konkurencyjną przewagę, ułatwić wejście na nowe rynki i zwiększyć produktywność przez całą dobę.

Jak praca hybrydowa może zrewolucjonizować Twój biznes?
Wskazówki od EI Expert!
W EI Expert, gdzie 98% naszej działalności odbywa się w trybie online, posiadamy bogate doświadczenie w pracy zdalnej oraz hybrydowej. Nasza praktyka opiera się głównie na pracy zdalnej, z wyjątkiem kilku stacjonarnych szkoleń rocznie – sytuacja ta znajduje odzwierciedlenie również w działalności wielu naszych klientów. Dzisiaj chcielibyśmy podzielić się naszymi spostrzeżeniami i zaoferować praktyczne wskazówki, jak inne firmy mogą skutecznie wdrożyć i wykorzystać model pracy hybrydowej.
Z naszego doświadczenia wynika, że kluczowym aspektem jest elastyczność i dostosowanie do potrzeb zarówno pracowników, jak i całej organizacji. Model hybrydowy umożliwia połączenie zalet pracy zdalnej z korzyściami płynącymi ze spotkań bezpośrednich i pracy zespołowej. Jesteśmy przekonani, że dzielenie się naszymi doświadczeniami może pomóc innym organizacjom w lepszym zrozumieniu i efektywnym wykorzystaniu tego modelu pracy.
Przede wszystkim, ważne jest, aby każdy w firmie zdawał sobie sprawę z tego, że żyjemy w czasach, gdzie modele pracy są skoncentrowane na pracowniku. Pandemia COVID-19 udowodniła, że praca zdalna jest nie tylko możliwa, ale i efektywna, mimo że początkowo była wymuszona.

Zarządzanie hybrydowe: 4 strategie, by wzmocnić zespół i zwiększyć wydajność!
- Równowaga między pracą zdalną a zespołową. Minione lata pracy zdalnej ujawnił również liczne wyzwania społeczne. Dlatego model hybrydowy powinien szukać równowagi między pracą zdalną a współpracą zespołową. Priorytetem powinno być stawianie ludzi i ich potrzeb na pierwszym miejscu, a nie tylko interesów biznesowych. Elastyczność w wyborze miejsca i czasu pracy jest kluczowa.
- Budowanie zaufania w pracy zdalnej. W pracy zdalnej model zarządzania oparty na kontroli jest nieskuteczny. Wszystkich menedżerów i pracowników zachęcamy do budowania wzajemnego zaufania, a liderzy firmy powinni być wzorem w tej kwestii.
- Skuteczna komunikacja. Komunikacja ma kluczowe znaczenie. W pracy zdalnej nabiera ona jeszcze większego wymiaru, szczególnie pisemna. Wszystkich menedżerów i pracowników zachęcamy do szkolenia się w zakresie jasnej i precyzyjnej komunikacji. Liderzy powinni otwierać różne kanały komunikacji ze swoimi zdalnymi zespołami, włączając w to spotkania AMA (Ask Me Anything), otwarte dyskusje, spotkania na różnych szczeblach i regularne odprawy.
- Wsparcie zdrowia psychicznego poprzez przestrzenie biurowe blisko domu. Zapewnienie dostępu do przestrzeni biurowych blisko domu jest niezbędne. Praca zdalna przez długi czas nie jest dla wszystkich możliwa, a brakujący aspekt społeczny może prowadzić do problemów z dobrym samopoczuciem psychicznym. Rekomendujemy firmom zapisywanie się na karnety coworkingowe i oferowanie pracownikom możliwości pracy i spotkań w miejscach bliskich ich domom.

Praca hybrydowa
Nowy standard efektywności w USA i Polsce!
Nacisk pracowników na mniejszą ilości czasu pracy w biurach motywuje firmy do poszukiwania innowacyjnych metod poprawy efektywności i współdziałania w zespołach. Obecnie najbardziej rozpowszechnionym modelem organizacji pracy jest podejście hybrydowe. W USA 62% przedsiębiorstw umożliwia formę pracy zdalnej, co jest wzrostem z 51% od początku roku. Podobnie, w Polsce, nawet do 90% firm z różnych sektorów zapewnia swoim pracownikom opcję pracy zdalnej. W tych firmach przeważa model hybrydowy, zazwyczaj z założeniem dwóch dni pracy biurowej w tygodniu. Zazwyczaj przedsiębiorstwa w Polsce oczekują od swoich pracowników stawiania się w biurze przez 2 do 3 dni tygodniowo, co wydaje się być zgodne z ich preferencjami. Z badań przeprowadzonych przez Harvard Business School wynika, że osoby pracujące w biurze przez dwa dni w tygodniu doznają lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, większego zadowolenia z pracy i mniejszego uczucia izolacji od kolegów z pracy.

Praca hybrydowa
Jak wykorzystać czas w biurze dla maksymalnej produktywności?
Model hybrydowy wymaga zmiany w przydzielaniu zadań, organizacji spotkań i integracji zespołu. Fundamentem wprowadzenia takiego modelu jest zmiana optyki. Nie należy koncentrować się na ilości dni spędzanych w biurze, ale na rodzaju działań podejmowanych podczas obecności w nim. Dni pracy w biurze powinny skupiać się na interakcjach społecznych, intensywnej współpracy i budowaniu relacji. Oznacza to wykorzystywanie wspólnego czasu na takie działania jak wprowadzanie nowych pracowników, mentoring mniej doświadczonych kolegów, burze mózgów nad nowymi projektami oraz szkolenia zawodowe. Wtedy czas, jaki ponosi pracownik za dojazd do biura, zaczyna procentować.
Dni pracy w domu powinny być przeznaczone na zadania wymagające skupienia, takie jak czytanie, pisanie, badania i analizy. Jeśli pracownik posiada takie warunki w domu, to idealnie może je wykorzystać, oszczędzając sobie kłopotu dojazdu do biura. Z naszych obserwacji wynika, że powoduje to osiąganie wyższych wyników przez pracowników. Musi być jednak spełniony jeden warunek: firma nie powinna utożsamiać obecności w biurze z wykonywaniem pracy.

Uwaga na pułapki pracy hybrydowej!
Jeśli zastanawiasz się nad wprowadzeniem pracy hybrydowej w Twojej firmie, musisz uważać na jedną pułapkę organizacyjną. Polega ona na organizowaniu niepotrzebnych wirtualnych spotkań. W EI Expert często widzimy i słyszymy od pracowników, że zamiast wykorzystywać komfortowe warunki w domu na pracę w skupieniu, często zmuszani są oni do spotkań. Wtedy praca domowa nie daje tego wzrostu efektywności, jaki powinna dawać. Jeden z naszych uczestników Nawigatora emocji ostatnio na treningu opowiadał, jak pewnego dnia miał ciąg spotkań przez cały dzień. Skończyło się to dla niego frustracją, bo nic nie udało mu się zrobić i miał poczucie straconego czasu.
Powinno się wprowadzić ograniczenia liczby spotkań lub/i umożliwić pracownikom decydowanie o udziale w niektórych z nich oraz ustalić granice dotyczące czasu ich organizacji. Dobrą praktyką jest wybranie dnia bez spotkań. Może to być np. wtorek, czwartek lub środa, czyli czas w środku tygodnia, aby skutecznie realizować priorytety na dany tydzień.

Jak wybrać odpowiednią formę komunikacji dla Twoich spotkań hybrydowych?
Jeśli chodzi o spotkania, które nie mogą zostać przekształcone w e-mail, sugerujemy rozważenie, który sposób komunikacji najlepiej odpowiada agendzie. Spotkania hybrydowe, rozdzielone między wiele kanałów wideo i sal konferencyjnych, są najtrudniejsze do zarządzania z powodu problemów technicznych i trudności uczestników w ustaleniu, kiedy wypowiedzieć się, by nie przerywać innym. Dlatego radzimy unikać ich, jeśli to możliwe. Wirtualne spotkania są bardziej produktywne do jednokierunkowej komunikacji, takiej jak prezentacja, podczas gdy spotkania stacjonarne oferują więcej możliwości współpracy i angażowania się w dwustronną wymianę. Jeśli zbierasz wszystkich w biurze na spotkanie, upewnij się, że zaangażowanie to nie ogranicza się tylko do sesji pytań i odpowiedzi. Ten wspólny czas powinien być wykorzystany do budowania relacji. W EI Expert wiemy, jak ważne są relacje. Dlatego też zachęcamy Cię do wprowadzenia do agendy spotkania punktu/punktów pozwalających na budowanie relacji. Zdajemy sobie sprawę, że może wydawać się to nieproduktywne, ale to właśnie jest potrzebne, gdy jesteście razem osobiście.

Kapitał relacyjny w pracy hybrydowej
Jak budować zespołową spójność poza biurem?
W firmach, w których mamy do czynienia ze świadomym budowaniem kapitału relacyjnego, są organizowane regularne wydarzenia poza biurem. Dla większości zespołów, planowanie zabawy co 90 dni, czyli raz na kwartał, jest złotym środkiem. Myślę, że warto patrzeć na relacje między pracownikami jak na walutę.
Obecnie w Polsce obserwuje się ciągłe silne zapotrzebowanie na wydarzenia firmowe. Nawet w firmach, które mają obniżony wzrost i zmaga się z zwolnieniami i cięciami wydatków. Zdaję sobie sprawę, że do EI Expert zgłaszają się najczęściej firmy myślące podobnie jak my. Więc trzeba patrzeć na ten trend przez pryzmat tylko jakiejś części firm. To, co chcę podkreślić, to że spotkania z pracownikami powinny być ciekawe. Jeśli np. spożywanie alkoholu jest głównym punktem takiego spotkania, to myślę, że nie warto go organizować cyklicznie (z wielu powodów). Można się chwilę zastanowić i stworzyć coś ciekawego, gdzie ludzie będą mogli ze sobą coś przeżyć. Zwyczajna wędrówka po górach jest świetnym rozwiązaniem, jak brakuje wam inspiracji. Najważniejsze jest, aby pracownicy mogli coś razem przeżyć i mieć wspólne wspomnienia. Pamiętajmy, że w pracy spędzamy jedną trzecią naszego życia. Dlatego dobrze jest przeżyć ten czas z osobami, z którymi zbudujesz relacje.